archiwizacja dokumentow

Jak zagwarantować swojej firmie bezpieczne przechowywanie danych?

Kwestie związane z bezpieczeństwem przechowywanych w firmie danych powinny być priorytetem dla każdego przedsiębiorstwa. W ich zakres wchodzą dane osobowe klientów lub kontrahentów, faktury, poufne umowy, a także inne ważne dokumenty, które nie powinny być dostępne dla osób trzecich. W jaki sposób współczesna firma może przechowywać takie dane?

Faktury, umowy podpisywane z kontrahentami i pracownikami, ważne projekty, których nie może ujrzeć konkurencja – w firmie codziennie tworzy się i przechowuje setki dokumentów wymagających ochrony. Jak bezpiecznie i zgodnie z prawem przechowywać firmowe dane?

Jaki nośnik danych wybrać?

Archiwizacja firmowych dokumentów pozwala na skuteczne przechowywanie ich przez wymagany prawem okres. Jest to szczególnie istotne w przypadku dokumentów księgowych, które powinny być archiwizowane i udostępniane między innymi organom kontroli skarbowej. Firmy stosują wiele rozwiązań, do których należy zapisywanie informacji na płytach CD, przechowywanie ich na zewnętrznych serwerach czy gromadzenie w wirtualnej chmurze. W dobie dynamicznego rozwoju nowoczesnych technologii to właśnie digitalizacja dokumentów firmowych staje się najlepszym sposobem na ich bezpieczne przechowywanie, a dostawcy rozwiązań z tego zakresu dysponują szeregiem narzędzi chroniących dane osobowe, dokumenty i faktury przed osobami niepowołanymi. Jak wybrać odpowiedni nośnik danych? Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę jego trwałość. Płyty CD czy zewnętrzne dyski dobrze wypadają w zestawieniu z tradycyjnymi formami przechowywania danych (papierowe teczki i segregatory), jednak w ich przypadku istnieje niebezpieczeństwo utraty, np. wskutek kradzieży. Bardziej bezpiecznym i trwałym sposobem wydaje się być archiwizacja dokumentów na serwerze lub wirtualnym dysku.

Jak przechowywać dane osobowe pracowników?

Kolejną ważną kwestią jest bezpieczne przechowywanie danych osobowych pracowników, które musi zagwarantować każde przedsiębiorstwo. Dane osobowe to informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, do których należą między innymi imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, jak również dane wrażliwe informujące o przynależności etnicznej, stanie zdrowia czy wyznaniu. Według zapisów ustawy o ochronie danych osobowych każdy podmiot przetwarzający dane powinien zapewnić środki techniczne i organizacyjne, które umożliwiają zapewnienie informacjom o podległych pracownikach poufności.

W jaki sposób pracodawca powinien przechowywać dane osobowe pracowników? Przede wszystkim informacje powinny być gromadzone w specjalnych teczkach, a te z kolei przechowywane w zamykanych szafach i pomieszczeniach, do którego mają dostęp jedynie wybrane osoby, np. pracownicy działu HR, który zostali do tego upoważnieni przez pracodawcę pełniącego funkcję administratora danych. Wiele firm stosuje dodatkowe zabezpieczenia, na przykład wykorzystuje systemy monitoringu, chroni dostęp do pomieszczeń, w których znajdują się dane pracowników za pomocą zamków z kodem lub drzwi wyposażonych w czytniki kart magnetycznych. Dzięki temu umowy podpisywane z pracownikami, ich zwolnienia lekarskie czy inne ważne dokumenty mogą być przechowywane w pełni bezpiecznie.

Dodaj komentarz